1. Pago de Nómina: el primer registro de contabilidad que opera en estos
casos, es llevar todos los gastos de nómina de los empleados
identificados con la dirección, control y organización de la empresa al
Grupo de cuentas 51 Operacionales de administración en las cuentas 5105 Gastos de personal con sus respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etcétera.
Cuando
la nómina es de empleados que tienen que ver con la actividad operativa
de ventas o distribución de las mercancías, se registra en el Grupo 52 Operacionales de ventas, con sus respectivas cuentas 5205 Gastos de personal y subcuentas de Salario integral, Sueldos, etc.
1. El primer registro es sobre la causación de la nómina y de los aportes del trabajador y las deducciones autorizadas.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
520506
|
Sueldos
|
4.884.500
|
|
520527
|
Auxilio de transporte
|
165.000
|
|
236505
|
Salarios y pagos laborales
|
|
1.000
|
237005
|
Aportes a entidades promotoras de salud
|
|
195.380
|
238030
|
Fondos de cesantías y/o pensiones
|
|
215.380
|
250505
|
Sueldos
|
|
4.637.740
|
Registro de causación de la nómina de empleados
|
2. Aportes patronales de protección integral al trabajador, sobre el valor de la nómina.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
520568
|
Aportes a administradoras de riesgos
|
48.845
|
|
520569
|
Aportes a entidades promotoras de salud
|
390.760
|
|
520570
|
Aportes fondos de pensiones y cesantías
|
586.140
|
|
237005
|
Aportes a entidades promotoras de salud
|
|
390.760
|
237006
|
Aportes administradoras de riesgos
|
|
48.845
|
238030
|
Fondos de cesantías y/o pensiones
|
|
586.140
|
Registra la causación de los aportes patronales de nómina de empleados
|
3. Aportes parafiscales, sobre la nómina.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
520572
|
Aportes cajas de compensación familiar
|
195.380
|
|
520575
|
Aportes ICBF
|
146.535
|
|
520578
|
Aportes SENA
|
97.690
|
|
237010
|
Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR
|
|
439.605
|
Registra los aportes parafiscales.
|
El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los empleados se lleva a la cuenta 2370 Retenciones y aportes de nómina con sus respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.
4.
Cada vez que paga la nómina, la empresa adquiere para con los empleados
otros compromisos, los cuales debe liquidar y causar a entidades
especializadas.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
520530
|
Cesantías
|
420.792
|
|
520533
|
Intereses sobre cesantías
|
50.495
|
|
520536
|
Prima de servicios
|
420.792
|
|
520539
|
Vacaciones
|
203.521
|
|
261005
|
Cesantías
|
|
420.792
|
261010
|
Intereses sobre cesantías
|
|
50.495
|
261015
|
Vacaciones
|
|
203.521
|
261020
|
Prima de servicios
|
|
420.792
|
Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nómina.
|
Los registros créditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantías, por ser valores estimados de las apropiaciones.
Hay
que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la
liquidación de los distintos valores que se calculan sobre la nómina,
pero se recomienda revisar estos conceptos en cada una de las empresas,
porque pueden cambiar de una a otra por las reivindicaciones salariales
en pactos laborales.
4. Comprobante de pago de la nómina.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
250505
|
Sueldos
|
4.637.740
|
|
111005
|
Banco moneda nacional
|
|
4.637.740
|
Registra el pago de la nómina
|
Verifique
los conceptos aplicados y los códigos y calcule los valores para que
elabore los siguientes registros de contabilidad, en la respectiva nota
de contabilidad.
Comprobante de contabilidad: para disponer de la información y elaborar
los estados financieros, se debe primero, tener la fuente de
información que se inicia con la confección del comprobante de
contabilidad que sirve de base para hacer los registros correspondientes
en los libros auxiliares y en el libro principal de diario.
El
comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han
hecho en torno a la nómina de los empleados, los cuales unos están en
los soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad.
Cada
soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido,
que permite resumir en el comprobante de contabilidad todos los
registros comunes u homogéneos, que a la postre sirve para registrar los
libros de contabilidad, auxiliares y principales, para luego obtener
los estados financieros correspondientes.
ELECTRODOMÉSTICOS LTDA.
Neiva Huila
|
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
NOMINA
|
||||||
Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2008
|
No. 04 |
||||||
Código
|
Cuentas
|
Parciales
|
Débitos
|
Créditos
|
|||
5205
|
Personal
|
|
7.610.449
|
|
|||
520506
|
Sueldos
|
4.884.500
|
|
|
|||
520527
|
Auxilio de transporte
|
165.000
|
|
|
|||
520530
|
Cesantías
|
420.792
|
|
|
|||
520533
|
Intereses sobre cesantías
|
50.495
|
|
|
|||
520536
|
Prima de servicios
|
420.792
|
|
|
|||
520539
|
Vacaciones
|
203.521
|
|
|
|||
520568
|
Aportes a ARP
|
48.845
|
|
|
|||
520569
|
Aportes a EPS
|
390.760
|
|
|
|||
520570
|
Aportes a fondos de pensión
|
586.140
|
|
|
|||
520572
|
Aportes CONFAMILIAR
|
195.380
|
|
|
|||
520575
|
Aportes ICBF
|
146.535
|
|
|
|||
520578
|
Aportes SENA
|
97.690
|
|
|
|||
2505
|
Obligaciones laborales
|
|
4.637.740
|
|
|||
250505
|
Sueldos
|
4.637.740
|
|
|
|||
1110
|
Bancos
|
|
|
4.637.740
|
|||
111005
|
Moneda nacional
|
4.637.740
|
|
|
|||
2365
|
Retención en la fuente
|
|
|
1.000
|
|||
236505
|
Salarios y aportes de nómina
|
1.000
|
|
|
|||
2370
|
Retención aportes de nómina
|
|
|
1.074.590
|
|||
237005
|
Aportes a EPS
|
195.380
|
|
|
|||
237005
|
Aportes a EPS
|
390.760
|
|
|
|||
237006
|
Aportes ARP
|
48.845
|
|
|
|||
237010
|
ICBF, SENA, CONFAMILIAR
|
439.605
|
|
|
|||
2380
|
Acreedores varios
|
|
|
801.520
|
|||
238030
|
Fondos cesantías y pensiones
|
215.380
|
|
|
|||
238030
|
Fondos cesantías y pensiones
|
586.140
|
|
|
|||
2505
|
Obligaciones laborales
|
|
|
4.637.740
|
|||
250505
|
Sueldos
|
4.637.740
|
|
|
|||
2610
|
Para obligaciones laborales
|
|
|
1.95.599
|
|||
261005
|
Cesantías
|
420.792
|
|
|
|||
261010
|
Intereses sobre cesantías
|
50.495
|
|
|
|||
261015
|
Vacaciones
|
203.521
|
|
|
|||
261020
|
Prima de servicios
|
420.792
|
|
|
|||
Sumas iguales
|
12.248.189
|
12.248.189
|
|||||
Preparado
|
Revisado
|
Aprobado
|
Contabilizado
|
||||
Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nómina más los aportes patronales y parafiscales, se debitan en las cuentas de 2370 Retenciones y aportes de nómina por cada una de las cuentas, contra la cuenta del efectivo: 111005 Moneda nacional.
Así
mismo se procede con el pago de la retención en la fuente y otras
deducciones que se hayan hecho sobre la nómina a empleados o
trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones
receptores.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
237005
|
Aportes EPS
|
586.140
|
|
237006
|
Aportes ARP
|
48.845
|
|
237010
|
ICBF, SENA y COMFAMILIAR
|
439.605
|
|
238030
|
Fondo de Cesantías y pensiones
|
801.520
|
|
111005
|
Moneda nacional
|
|
606.801
|
Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono
|
Causación de la nómina: La nómina una vez liquidada y no pagada, se
debe causar en el período al cual corresponde para que el sistema de
contabilidad este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los
requerimientos de presentación de estados financieros y de resultados.
La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta de Bancos, por la cuenta de Salarios por pagar, con cada una de las subcuentas lo cual depende del número de empleados.
Cierre de nómina: el cierre de los gastos de nómina se ejecuta al momento de cruzar las cuentas nominales de saldo crédito con las cuentas nominales de saldo débito contra la cuenta de 590505 Ganancias y pérdidas.